แนะนำบทที่3 การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ

 แนวคิดเชิงระบบเพื่อแก้ปัญหา (System Approach to problem solving)

     สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูงให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขายคุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไรคุณคิดใหม่ว่าอาจจะมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่าแนวคิดเชิงระบบ (System Approach)

แนวคิดเชิงระบบ (System Approach)

     เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้นเทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จพระเจ้าสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา

                                                            

 กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems and Opportunities)

    ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหา โดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด

 การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)

     การคิดอย่างเป็นระบบ ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่ส ุ ด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5 (T he Fifth Discipline) เซนก์กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง ( Personel Mastery) การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน (Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไม้ทุกๆ ต้นในป่า โดย

- เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นมา ให้มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างระบบ

- เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระหว่างระบบ

การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)

     มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบ เพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย

แหล่งข้อมูลที่ดีของทางเลือกอื่นๆ จะได้จาก ประสบการณ์ หรือแนวทางที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีต อีกแหล่งข้อมูลหนึ่งก็คือ คำแนะนำจากคนอื่นๆ รวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษาและจากระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems) คุณควรใช้ทักษะในการแสวงหาวิธีการใหม่ๆร่วมกับแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ โดยพิจารณาถึงข้อจำกัดทางด้าน การเงิน บุคลากร และทรัพยากรของบริษัท อันจะทำให้มองเห็นทางเลือกที่จะทำให้เป็นจริงได้

ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น (Evaluating Alternative Solutions)

     เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้น ให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในการแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด ความต้องการ (Requirement) เหล่านี้คือกุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ

การเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด (Select the Best Solution)

     เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน

การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง (Design and Implementing a Solution)

     เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้ เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้ โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementation Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม ดังนั้นการออกแบบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์ ควรประกอบด้วย

- ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย

- ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่

- การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ

- การปรับระบบเดิมเข้าสู่ระบบใหม่ และกำหนดตารางเวลาในการนำไปใช้จริง

การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review)

     ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม ดังนั้น ผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประเมิน เรียกขั้นตอนนี้ว่า กระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้ เป้าหมายคือการหาข้อสรุปของการนำไปใช้จริงที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หากไม่ใช่ แนวคิดเชิงระบบจะให้ย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้และพยายามหาหนทางให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ต่อไป

การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems Approach)

     ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจ อ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน

การกำหนดปัญหา (Defining the Problem)

    มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ

•  สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้

•  สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี

•  สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด

ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)

     ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม

หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก (Rationale for the Select Solutions)

     ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ

แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Developing IS Solution)

    ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร

  

วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)

     เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ( Systematic) ในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and Design)

   

 การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process)

     การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส ) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ

  การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies)

     เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ

  การวิเคราะห์ระบบ คืออะไร
        เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงาน(Application) ใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว (Long-term Project) คุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ ที่ขยายผลมาจากการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้น แต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะใช้เป็นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาในรายละเอียดดังนี้

ความต้องการสารสนเทศของหน่วยงานและผู้ใช้เช่นตัวคุณ

     กิจกรรม แหล่งทรัพยากร และผลผลิตของระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน

ประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศนั้นต้องให้ตรงกับความต้องการของคุณและผู้ใช้คนอื่นๆ

การวิเคราะห์องค์กร (Organizational Analysis)

การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงลงไป หรือกลุ่มผู้ใช้ที่จะได้รับผลกระทบจากการปรับปรุงหรือจัดทำระบบใหม่ตามที่ได้วางแผนไว้

การวิเคราะห์ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements Analysis)

      ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นส่วนที่ยากที่สุด คุณอาจต้องทำงานเป็นทีมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้อื่นๆ เพื่อหาข้อสรุปในความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงลงไปนั้นคืออะไร เช่น ประเภทของสารสนเทศของงานที่คุณต้องการนั้น อยู่ในรูปแบบใด จำนวนเท่าไร ความถี่ที่ต้องจัดทำ และต้องการภายในระยะเวลาเท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องที่จำเป็น ประการที่สอง คุณจะต้องหาประสิทธิภาพของกระบวนการสารสนเทศในการปฏิบัติการในแต่ละระบบ ( การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การ จ ัดเก็บ การควบคุม ) นั้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เป้าหมายหลักของคุณก็คือ กำหนดให้ได้ว่า อะไรที่จะต้องทำ (What you should be done) ไม่ใช่จะทำอย่างไร (Not how to do it)

 การออกแบบระบบ (Systems Design)

       การวิเคราะห์ระบบ แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบควรทำ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานที่ต้องการตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ

แหล่งที่มา : http://thitimawongnak.blogspot.com/2018/08/3.html